L'Emploi du Temps Sàrl

Fonctions: Gestion technique : suivi des chantiers et coordination, états des lieux, entretien courant des biens Gestion des sinistres et des assurances Contrôle et vérification des factures et des décomptes, suivi des budgets Contact et gestion des fournisseurs Convocations et tenue des assemblées générales Gestion des factures, suivi des encaissements des charges, présentation des comptes d’exercice et des rapports techniques Contact avec les propriétaires et gestion des demandes

Fonctions: Accueil général physique et téléphonique Gestion du planning et prise de rendez-vous auprès des clients Faire les devis aux clients Facturation et relances Correspondance diverse Contrôle des factures fournisseurs Gérer différents tableaux Excel pour la gestion des heures, des rendez-vous et du chiffre d'affaires Comptabilisation des paiements des clients Divers travaux administratifs

Fonctions: Approcher et mener des négociations avec les propriétaires de parcelles, plus particulièrement celles sises en zone de développement, en vue de les acquérir ; Référencer les démarches effectuées dans une base de données et tenir à jour des outils cartographiques ; Constituer des dossiers d'acquisition et les présenter au Conseil de Fondation ; Participer aux séances de concertation ; Initier et participer au processus de planification jusqu’à l’adoption d’un plan d’affectation.

Fonctions : Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction d’actes en droit immobilier

Fonctions: Assurer la gestion administrative et technique complète d'un portefeuille d'immeubles institutionnels Etablir des reportings, des budgets et leurs planifications ainsi que l’étude des loyers et du marché Minimiser les objets vacants et les arriérés Sélectionner les locataires et valider les baux Analyser des dossiers financiers avant investissements Superviser les demandes de crédits, les appels d’offres, les adjudications, participer à l’organisation et au suivi des chantiers et des sinistres Représenter les propriétaires devant les autorités compétentes Préserver les relations avec les propriétaires, les locataires, concierges et tous les autres intervenants Supervision d’une équipe

Fonctions: Préparation des déclarations fiscales pour les personnes physiques Revue de déclarations fiscales Traitement de demandes de renseignements du fisc Contrôle des taxations Préparation de réclamations / recours Préparation de simulations de charges fiscales Conseil général en matière fiscale

Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction d’actes en droit des successions

Fonctions : Assurer la bonne tenue de la réception, l'accueil physique et téléphonique Gérer et distribuer le courrier Gérer l'économat et les consommables Assurer le classement et l'archivage Assurer la correspondance courante pour l'ensemble du bureau (mail, courrier, etc.) Prendre les rendez-vous pour les prestations Établir et émettre des bons de travail en fonction des changements liés au planning Gérer les nouvelles inscriptions, (tri des dossiers, pré-sélection, vérification préalable à l'embauche, etc.)

Fonctions : Codification, scannage, vérification, saisie et préparation paiements toutes factures fournisseurs Soutien à la gestion financière - décomptes chauffage, décompte gérance, décompte PPE Classement factures Comptabilisation des encaissements de cartes de crédit et réconciliation bancaire UBS Saisie recettes mensuelles, mise à jour statistique mensuelles Réconciliations Tri et comptabilisation toutes pièces bancaires et CCP, y compris encaissements carte de crédit Vérification et comptabilisation du CA et des moyens de paiements, mise à jour statistique litrage et CA Tri et comptabilisation toutes pièces bancaires, salaires et divers dépenses cash, décompte TVA+ divers demandes

Fonctions: Gérer les aspects administratifs d’un portefeuille de gérance Répondre, traiter les requêtes et demandes des clients Établir les contrats de baux à loyer, avenants, gestion des résiliations, relocations, traitements des libérations, etc. Préparer les dossiers pour les rendez-vous du gérant comme les états des lieux, visites périodiques, etc. Factures, traitement des réclamations et contentieux

Fonctions : Facturation et gestion des débiteurs, comprenant correspondance avec débiteurs en lien avec les rappels, Saisie individuelle des temps de travail sur les dossiers, Suivi et paiement des factures fournisseurs, Réconciliations bancaires, Gestion des notes de frais, Contrôle du bon déroulement des paiements et des cotisations s'y rapportant, Assistance administrative et bureautique,

Fonctions: Gérer jusqu'au bouclement, la comptabilité d'un portefeuille de clients variés Gérer complètement les salaires pour divers clients Gérer de manière autonome la comptabilité complète jusqu’à la préparation du bilan Etablir les états financiers (intermédiaires et annuels) Gérer les décomptes de TVA et l’établissement des déclarations d’impôts pour les personnes morales et physiques

Fonctions : Etablissement des bons de travaux, des demandes de devis, Contrôle et traitement des factures, Support administratif du technicien, Correspondances diverses (Asloca, avocats, départements de l'état, propriétaires, locataires, etc...), Tenue de l'agenda du technicien et prise de rendez-vous, Gestion de son échéancier, Gestion des sinistres, Classement, Archivage, Gestion des appels téléphoniques et des e-mails

Fonctions : Gestion comptable d’un portefeuille d’immeubles Saisie et paiement des factures liées au portefeuille Établissement de divers décomptes Gestion des prêts hypothécaires Suivi des encaissements des loyers Relation avec les locataires, les propriétaires et les services internes Création des procédures internes Traitement des disponibles propriétaires Suivi et réconciliation des comptes de liquidités

Fonctions : Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction d’actes en droit immobilier et en droit des successions

Fonctions : Gestion de la comptabilité générale Netting et lettrage des factures Mise à jour quotidienne des mouvements bancaires Saisies et réconciliations Déclarations TVA Bouclements Préparation des budgets Reporting Salaires Management d'un aide-comptable

Fonctions: Gestion complète d'un portefeuille mixte Traitement des résiliation et suivi des relocations États des lieux Engagement et suivi des travaux de rénovation d'appartement et être responsable du bon suivi technique et budgétaire Gestion des sinistres du portefeuille Etablissement de demandes de devis, bons de travaux et contre-offre Traitement, suivi et codification des factures fournisseurs Effectuer les tâches administratives du service Rédaction des correspondances en lien avec l'activité du service Relations avec les locataires, propriétaires, concierges et différents prestataires de services

Fonctions : Contrôler l'état des objets à l'arrivée et au départ d'un locataire et au cours d'une location Effectuer des états des lieux préliminaires lors de la sortie des locataires Veiller au bon entretien des objets, contrôles périodiques des installations techniques Organiser les éventuelles rénovations et quantifier les besoins en travaux Négocier avec les entreprises et faire avaliser en s'assurant de la bonne exécution des demandes Traiter les sinistres dans leur globalité Gérer tous les aspects administratifs liés aux travaux (logiciel immobilier Regieweb ou Quorum)

Fonctions: Gestion de flottes de navires Organisation et suivi des expéditions maritimes Regroupement des marchandises dans des conteneurs Validation des transports Optimisation des ressources et des coûts Négociation de coûts Vérifications des documents de transports

Fonctions : Gestion des dossiers clients Rédaction de courrier Préparation, compilation et production de documents juridiques volumineux Préparation et mise en page de la correspondance et des supports de présentation Organisation de voyages d'affaires, de rencontres avec des clients, de conférences Gestion de l'agenda Facturation Gestion du courrier Classement, archivage

Fonctions: Gestion administrative et technique de copropriétés Présider les Assemblées Générales et les comités Établir les budgets d’entretien et de rénovation États des lieux et suivi des travaux d’entretien et de rénovation Contacts directs avec les copropriétaires et les entreprises mandatées

Fonctions : Gérer jusqu'au bouclement, la comptabilité d'un portefeuille de clients variés Gérer complètement les salaires pour divers clients Gérer de manière autonome la comptabilité complète jusqu’à la préparation du bilan Etablir les états financiers (intermédiaires et annuels) Gérer les décomptes de TVA et l’établissement des déclarations d’impôts pour les personnes morales et physiques

Fonctions : Développer et suivre des projets de construction Déposer les autorisations Réaliser les appels d'offres et les soumissions Participer à la planification de l'exécution Coordination et gestion de chantier Suivre et mener les séances de chantier Effectuer les tâches administratives relatives au poste

Fonctions: Assister le directeur général adjoint Gérer et traiter toute la correspondance (entrante et sortante) Interpréter les contrats d'entreprise Organiser et participer aux réunions et rédaction des procès-verbaux Créer et éditer des documents : présentations PowerPoint, indicateurs et graphiques (excel) S'assurer que les documents et procédures respectent les dernières dispositions légales Gérer une grande variété de tâches administratives Gestion des agendas, prise de rendez-vous, organisation de réunions et de déplacements pour le directeur

Fonctions: Gérer et superviser l'équipe comptable dédiée aux créanciers. S'assurer du traitement rigoureux et efficace des factures fournisseurs (réception, validation, enregistrement). Veiller au respect des délais de paiement et à l'optimisation des flux de trésorerie. Contrôler le rapprochement entre les bons de commande, les livraisons et les factures. Assurer le suivi des comptes fournisseurs et maintenir une communication fluide avec eux. Gérer les litiges et réclamations en collaboration avec les équipes achats et projets. Superviser les négociations des conditions de paiement avec les fournisseurs clés. Établir des rapports financiers périodiques sur l'état des comptes fournisseurs. Analyser les indicateurs de performance liés à la gestion des créanciers (délai de paiement moyen, flux de trésorerie). Identifier les opportunités d'amélioration des processus comptables et proposer des solutions pour gagner en efficacité. Participer à l'implémentation de nouveaux outils ou logiciels comptables, en veillant à la formation de l'équipe. Garantir la conformité des pratiques avec les normes comptables suisses.

Fonctions: Gestion administrative et technique d'un portefeuille d'immeubles Recherche de locataires et étude des dossiers d'inscription Etude des loyers et du marché Etat des lieux d'entrée et de sortie Etablissement des baux, des annexes et des conventions Surveillance technique des immeubles Encadrement d'une équipe de gestionnaires et concierges Reportings, prévision, budget et planification Contacts avec les locataires, les propriétaires, les autorités et les entreprises

Fonctions : Établissement de baux à loyer et avenants, des décomptes de chauffage et frais accessoires États des lieux, suivis de chantiers et rénovations Suivi des plans d'entretien et maintien de la valeur des bâtiments Gestion d'un petit portefeuille composé de biens immobiliers mixtes Gestion administrative, technique, financière et juridique de ce portefeuille Gestion des coûts et des budgets

Fonctions : Elaboration des appels d'offres privés et publics Analyse des retours d'offres et adjudications Suivi et contrôle d'exécution des travaux Contrôle technique et financier des chantiers Planning des travaux Métrés contradictoires et facturation finale Réception des travaux, mise en service et gestion des garanties

Fonctions : Métré/Relevé de chantiers Dessins de plans en 2D et 3D sur Autocad Conception des aménagements intérieurs et extérieurs Recherche de matériaux Accompagnement des clients en matière d'aménagement et du choix des matériaux

Fonctions : Contrôler l'état des objets à l'arrivée et au départ d'un locataire et au cours d'une location Effectuer des états des lieux préliminaires lors de la sortie des locataires Veiller au bon entretien des objets, contrôles périodiques des installations techniques Organiser les éventuelles rénovations et quantifier les besoins en travaux Négocier avec les entreprises et faire avaliser en s'assurant de la bonne exécution des demandes Traiter les sinistres dans leur globalité Gérer tous les aspects administratifs liés aux travaux (logiciel immobilier QUORUM)

Fonctions: Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction des projets d'actes essentiellement en immobilier ( ventes, actes, hypothécaires, PPE, donations, servitudes, etc.) Gestion de dossiers de successions Rédaction sous dictée de testaments Constitution de sociétés Augmentation/réduction de capital