L’ emploi du temps

Fonctions : Fournir du support de premier niveau aux utilisateurs sur les applicatifs gérés par l'unité Escalader les incidents non résolus au niveau supérieur Assurer le suivi des tickets jusqu'à leur résolution. Informer les utilisateurs en cas de dérangement ou d'interruption planifiée des applicatifs S'assurer que la description des incidents et des demandes est claire, précise et compréhensible par un tiers. Identifier et gérer avec les membres de l'unité, les incidents récurrents pour éviter leur réapparition Mettre en place et maintenir une base de connaissance pour la gestion du support (ajouts, modifications, suppressions d'articles). Rédiger et mettre à jour les guides utilisateurs, procédures et documents de support Faciliter la communication et la collaboration entre le Service Desk et les autres parties prenantes pour assurer une résolution efficace des problèmes. Attribution des comptes sur demande de l'unité Support Gestion des blocages d'accès pour les utilisateurs Participer aux activités de l'unité, incluant du paramétrage simple des applications institutionnelles pour les diverses périodes de l'année Réaliser les tests de non-régression lors des mises à jour logicielles

Fonctions : Assurer le suivi administratif de plusieurs projets Assurer les contacts et téléphonique avec toutes les parties prenantes Saisir et gérer les factures Etablir et gérer les contrats, avenants et correspondances liés aux maitres d'ouvrages Diffuser les soumissions Constituer les dossiers de rendu d'appels d'offres

Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction d’actes en droit des successions

Fonctions : Définir et mettre en œuvre la stratégie achats de l'entreprise ainsi que les budgets Identifier, évaluer (2x par an) et sélectionner les fournisseurs, suivre et évaluer leurs performances (qualité, respect des délais, taux de service etc.) Négocier les contrats, prix, délais, conditions de paiement. Gérer les appels d'offres et analyser les propositions des fournisseurs. Passer les commandes et suivre leur exécution Mettre en place une veille marché (matières premières, innovations, nouveaux fournisseurs). Résoudre les litiges fournisseurs et les problèmes d'approvisionnement Définir et suivre des indicateurs de performance pour l'activité achat et service (Réduction des coûts, respect des délais) Organiser et optimiser les flux physiques (réception, stockage, préparations des composants, expéditions). Superviser les stocks: niveau, rotation, inventaires. Gérer les transports (air/ mer/ terre) et les relations avec les prestataires logistiques. Assurer le respect des délais de livraison des fournisseurs.

Fonctions : Gérer jusqu'au bouclement, la comptabilité d'un portefeuille de clients variés Gérer complètement les salaires pour divers clients Gérer de manière autonome la comptabilité complète jusqu’à la préparation du bilan Etablir les états financiers (intermédiaires et annuels) Gérer les décomptes de TVA et l’établissement des déclarations d’impôts pour les personnes morales et physiques

Fonctions: Gestion complète du contentieux Traitement complet des dossier débiteurs Gestion des litiges, écritures juridiques Représentation des propriétaires (commission de conciliation en matière de baux et loyers, Tribunal des baux et loyers) Négociations Entreprendre les procédures nécessaires et en faire le suivi

Fonctions : Facturation et gestion des débiteurs Suivi et paiement des factures fournisseurs, Réconciliations bancaires, Gestion des notes de frais, Gestion des dossiers contentieux (relances en cas d'impayés, suivi arrangement de paiement, etc…)

Fonctions : Participer au développement et à la maintenance des flux de données (ETL/EL T) entre les systèmes internes (SAP, Snowflake ... ) et externes. Contribuer à la modélisation de bases de données (idéalement Snowflake) et au chargement des données (ad hoc, hebdomadaire, mensuel). Mettre en place et améliorer les solutions d'intégration : scripts SQL, automatisations, contrôles de qualité et d'optimisation des performances. Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord et rapports (Tableau, Power BI, etc.) en fonction des besoins métiers. Participer à la création d'interfaces utilisateurs facilitant l'exploitation opérationnelle et décisionnelle des données. Analyser les besoins métiers, proposer des solutions techniques adaptées et veiller à la qualité des livrables. Participer à la conception, au développement et à la maintenance des flux EDI sur la plateforme Microsoft Azure, en utilisant notamment C# et JSON. Mettre en place des workflows d'intégration, transformer et valider les données échangées, assurer le monitoring et la fiabilité des flux. Surveiller le bon déroulement des flux (entrants/sortants), identifier et résoudre les incidents courants, en lien avec les équipes internes et les prestataires éventuels. Mettre à jour la documentation (mappings, manuels utilisateurs ... ) et partager les bonnes pratiques avec les équipes. Intervenir ponctuellement sur des sujets liés à SAP, Data (Snowflake) ou BI (Tableau) pour assurer la continuité de service (remplacements, pics d'activité). Assurer un diagnostic initial des incidents transverses impliquant plusieurs briques du SI et collaborer avec les équipes spécialisées pour les résoudre.

Fonctions : Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction d’actes en droit immobilier et en droit des successions

Fonctions: Gestion de flottes de navires Organisation et suivi des expéditions maritimes Regroupement des marchandises dans des conteneurs Validation des transports Optimisation des ressources et des coûts Négociation de coûts Vérifications des documents de transports

Fonctions : Contrôler l'état des objets à l'arrivée et au départ d'un locataire et au cours d'une location Effectuer des états des lieux préliminaires lors de la sortie des locataires Veiller au bon entretien des objets, contrôles périodiques des installations techniques Organiser les éventuelles rénovations et quantifier les besoins en travaux Négocier avec les entreprises et faire avaliser en s'assurant de la bonne exécution des demandes Traiter les sinistres dans leur globalité Gérer tous les aspects administratifs liés aux travaux (logiciel immobilier QUORUM)

Fonctions: Détails gestion des projets Organisation des chantiers et établissement des plannings des travaux Exécution des projets Planifications - soumissions Suivi des chantiers Estimations Élaboration des appels d’offres Coordination avec les entreprises générales

Fonctions: Gestion de l'administration générale Suivi des demandes d'autorisations Suivi administratif des chantiers Gestion des ressources humaines Gestion de la communication

Fonctions : Suivi de l’avancement des travaux du début de la construction jusqu’à la réception Planification des coûts Suivi des appels d’offres et des adjudications Management des équipes sur place, gérer les sous-traitants et assurer l’interface avec les clients Organisation et conduite des séances de chantier Garantir le respect des objectifs de qualité, de délais et de coûts Application et gestion de la mise en œuvre des règles de sécurité sur les chantiers en collaboration avec le chargé de sécurité

Les tâches principales sont notamment : • Gestion comptable d’un portefeuille d’immeubles en copropriété • Imputations des factures PPE / Locations • Préparation et bouclement des PPE (yc chauffages) • Etablissement du Bilan & PP • Etablissement des budgets immeuble et chauffage • Préparation pour révision aux comptes • Suivi du Fonds de rénovation (attributions/prélèvements selon AG, attestations) • Suivi des situations comptables des Copro. • Etablissement et saisie des acomptes de charges selon budgets • Etablissements des relevés annuels des copropriétaires(charges copro) • Participation aux Assemblées Générales • Gestion des comptes communs inter-régies

Fonctions : Élaborer des plans et schémas techniques pour la fabrication et le montage d’éléments métalliques (charpentes, façades, escaliers, garde-corps, etc.). Concevoir des dessins en 2D et 3D à l’aide de logiciels spécialisés Collaborer avec les ingénieurs, architectes et chefs de projet pour optimiser les solutions techniques. Assurer le suivi des plans et la coordination avec l’atelier et le chantier.

Fonctions : Réaliser des métrés et des soumissions Rédiger des documents techniques Suivre et gerer les coûts des entreprises Élaborer les devis de travaux Participer à l’optimisation des coûts

Fonctions : Plans de coffrages et d’armatures (structures en béton-armé) Plans d’ensemble et de détail de charpente en bois Plans d’ensemble et de détail de charpente métalliques Plans de terrassements et travaux spéciaux

Fonctions: Gestion d'un portefeuille client Apporter des réponses techniques et avoir un rôle clé de conseil auprès de la clientèle sur des sujets comptables et RH Établir les salaires en suivant un cahier des charges précis Gérer de manière autonome la comptabilité complète jusqu’à la préparation du bilan Gérer les décomptes de TVA et l’établissement des déclarations d’impôts

Fonctions: Accueil général physique et téléphonique Gestion du planning et prise de rendez-vous auprès des clients Faire les devis aux clients Facturation et relances Correspondance diverse Contrôle des factures fournisseurs Gérer différents tableaux Excel pour la gestion des heures, des rendez-vous et du chiffre d'affaires Comptabilisation des paiements des clients Divers travaux administratifs

Fonctions : Gestion d'un portefeuille mixte Établissement des baux et avenants Répondre aux demandes de sous-locations Gestion des impayés, des augmentations, indexations, échelonnements et diminutions de loyers Assurer la gestion des résiliations et des relocations des immeubles Gestion des réclamations et suivi du contentieux Traitement des garanties bancaires

Fonctions : Développer et suivre des projets de construction Déposer les autorisations Réaliser les appels d'offres et les soumissions Participer à la planification de l'exécution Coordination et gestion de chantier Suivre et mener les séances de chantier Effectuer les tâches administratives relatives au poste

Fonctions: Veiller au respect des procédures et réglementations internationales Import/Export (CITES, EUR 1, certificats d'origine, carnet A TA, etc.) Création d'ordre de transport et communication des informations auprès des partenaires Gestion logistique des expéditions/réceptions (nationales et internationales) des marchandises valeurs et non valeurs Surveiller les données d'importation/exportation dans le système ERP (code SH, etc.) Gestion logistique des événements (planification des transports, coordination des livraisons, etc.) Suivi des flux logistiques liés à l'import/Export (Rédaction de procédures, mises à jour, supervision et maintenance) Optimisation des flux logistiques liés à l'import/Export (Choix du transitaire, Groupage des expéditions .. .) Coordination avec les transitaires nationaux et internationaux Suivi des livraisons aux clients (garantie des délais de livraison) Mise à jour des tarifs des transitaires Contrôle des coûts opérationnels Veiller à ce que tous les documents juridiques/douaniers/fiscaux soient collectés en temps opportun et mis en correspondance avec les déclarations de TVA Gestion et archivages des imports/exports selon les procédures internes Effectuer toute analyse à valeur ajoutée requise par la direction en matière d'import/export et de douane

Fonctions : Relations avec les locataires, les propriétaires et les services internes pour le suivi des dossiers Diverses tâches administratives Établissement des rapports juridiques pour les propriétaires Traitement des factures du service juridique, rappels, sommations, résiliations et poursuite Rédaction de requête en évacuation et en mainlevées, demande en paiement et de conclusions d’accords

Fonctions : Gestion des dossiers clients Rédaction de courrier Préparation, compilation et production de documents juridiques volumineux Préparation et mise en page de la correspondance et des supports de présentation Organisation de voyages d'affaires, de rencontres avec des clients, de conférences Gestion de l'agenda Facturation Gestion du courrier Classement, archivage

Fonctions : Comptabilité générale en multi-monnaies Suivi des comptes clients et fournisseurs Vérification et comptabilisation des factures fournisseurs Gestion des factures clients Comptabilisation des avis bancaires relatifs aux factures Respect des procédures de contrôles internes Réconciliation et justification des comptes

Fonctions: Suivi des mandats de gestion d'un portefeuille client Tenue complète des comptabilités Etablissement des états financiers, bouclements intermédiaires et annuels Gestion des salaires et charges sociales Etablissement des décomptes TVA Fiscalité des personnes physiques et morales Développement du portefeuille client et mise en place de nouveaux mandats Contacts et conseils clients

Fonctions: Gestion du secrétariat et de l'agenda du courtier Etablissement des contrats et suivi des mandats sur le plan administratif et organisationnel Planification et gestion des annonces publicitaires dans les divers médias, suivi des budgets, création de plaquettes de vente, de différents visuels et de mini-sites, gestion des passerelles web, bases de données clients et des matchings Administration et suivi du processus de vente dans son entier, jusqu’à la commande de projets d’acte notarié, la facturation, le suivi de l’encaissement et la comptabilisation des honoraires Contacts avec les clients acheteurs, vendeurs, notaires et banquiers Collaboration avec les collègues des autres services/agences

Fonctions : Gestion de la comptabilité générale Netting et lettrage des factures Mise à jour quotidienne des mouvements bancaires Saisies et réconciliations Déclarations TVA Bouclements Préparation des budgets Reporting Salaires

Fonctions : Gestion administrative d'un portefeuille PPE Organiser et participer aux Assemblées et comités de gestion et en assurer le suivi Rédiger les procès verbaux Veiller à la mise à jour des servitudes, cahier PPE, RAU avec les géomètres, notaires, registre foncier Liaison avec les avocats pour la défense des intérêts de la PPE si besoin Surveiller la FAO concernant les ventes, donations, successions… Préparer les demandes de prélèvement pour financement de gros travaux Communiquer avec les banques pour mise à jour des informations en relations aux signatures et finalisation de retrait du fonds Relation avec les copropriétaires

Fonctions : Gestion du secrétariat juridique : courriers, courriels et autres procédures en tout genre Suivi, classement et mise à jour des dossiers Gestion de l’agenda Rédaction d’actes en droit immobilier

Fonctions: Gestion administrative et technique d'un portefeuille d'immeubles Recherche de locataires et étude des dossiers d'inscription Etude des loyers et du marché Etat des lieux d'entrée et de sortie Etablissement des baux, des annexes et des conventions Surveillance technique des immeubles Encadrement d'une équipe de gestionnaires et concierges Reportings, prévision, budget et planification Contacts avec les locataires, les propriétaires, les autorités et les entreprises

Fonctions : Etablissement des bons de travaux, des demandes de devis, Contrôle et traitement des factures, Support administratif du technicien, Correspondances diverses (Asloca, avocats, départements de l'état, propriétaires, locataires, etc...), Tenue de l'agenda du technicien et prise de rendez-vous, Gestion de son échéancier, Gestion des sinistres, Classement, Archivage, Gestion des appels téléphoniques et des e-mails

Fonctions: Gérer les aspects administratifs d’un portefeuille de gérance Répondre, traiter les requêtes et demandes des clients Établir les contrats de baux à loyer, avenants, gestion des résiliations, relocations, traitements des libérations, etc. Préparer les dossiers pour les rendez-vous du gérant comme les états des lieux, visites périodiques, etc. Factures, traitement des réclamations et contentieux

Fonctions : Assurer la responsabilité fonctionnelle et technique du système SAP pour l'ensemble du domaine « Logistique Ventes (SD) avec leurs très étroites intégrations avec les modules Finance (FI) et Controling (CO) et Projets (P􀀈 Fournir assistance, conseil et support sur l'ensemble de ce domaine. Planifier et organiser l'exécution de la roadmap d'évolution du système SAP pour le domaine, en étroite coll prenantes, tant sur les aspects fonctionnels, organisationnels que légaux. Conseiller, accompagner et faciliter la collecte et analyse des besoins métiers pour le domaine. Gérer les relations avec les organes internes et externes de l'Université pour les sujets relevant du domaine, aw l'UNIL, clients des systèmes (services de l'Unil, Facultés ou Collaborateurs). Participer aux développements et à la maintenance corrective et évolutive des fonctionnalités ou processus 1 système d'information de l'UNIL, ceci en tant que membre de la Division Développement des Solutions Métiers.

Fonctions: Accueil, réception et standard téléphonique; Gestion du courrier entrant/sortant; Préparation des offres suivi et validation; Gestion et suivi des vacances; Gestion des rendez-vous et travail administratif pour la direction; Gestion de l'économat et commande du matériel; Préparation de la facturation du secteur fiduciaire; Travaux de préparation des dossiers fiscaux tel que préparation de la liste et planification des rendez-vous, envoi des invitations et rendez-vous; Personne de contact pour tous les fournisseurs; Assurer la gestion administrative, notamment facturation, communications aux clients, mises à jour de la base de données, listing évènementiel; Soutien administratif et opérationnel du service gérance;

Fonctions : Etre responsable de la maintenabilité du domaine à long terme, et s'assurer que les évolutions restent autant que possible dans le standard Maitriser le spectre des fonctionnalités et processus des modules SAP du domaine Finance, et concevoir et proposer des solutions maximisant l'utilisation du standard. Garantir la cohérence et homogénéité des processus métiers et techniques du domaine Gérer le cycle de vie complet de la plateforme pour le domaine Identifier et mettre en œuvre les maintenances préventives afin d'assurer le maintien des infrastructures fonctionnelles et techniques existantes. Coordonner et animer le réseau des acteurs et parties prenantes du domaine Finance. Apporter conseil et assistance. Identifier et prioriser les demandes avec le métier Analyser les demandes d'évolution du domaine Finance du système en intégrants les impératifs fonctionnels, légaux ou techniques Concevoir les solutions répondant aux demandes d'évolution en identifiant le paramétrage du système dans le standard versus les développements spécifiques Planifier la mise en œuvre des changements. Effectuer la mise en œuvre en coordination avec les parties prenantes, incluant le paramétrage du système et le cas échéant coordonner la réalisation du spécifique. Fournir le support de 2nd niveau dans l'utilisation et l'évolution des applications de son domaine. Suivre les guidelines et standards en vigueur au sein du Centre Informatique pour la conduite des projets Assurer et maintenir la relation avec les sous-traitants internes et externes Coordonner les demandes sous-traitées en interne et en externe et prendre les décisions opérationnelles Conseiller, assister et veiller à la formation des utilisateurs clés. Analyser et identifier les problèmes et questions rapportées par les usagers clés, puis décider et concevoir des solutions ou des améliorations à apporter. Réaliser une veille fonctionnelle et technique pour anticiper les besoins et les évolutions Partager ses connaissances et son expérience pour stimuler la modernisation Contribuer à l'optimisation de la performance et de l'utilisation de la solution en favorisant l'adoption des standards et « Bonnes Pratiques » dans les processus métiers.

Fonctions : Gestion active et développement du portefeuille immobilier Accompagnement des propriétaires de biens tout au long du processus de vente Rassembler les documents utiles à l'estimation et à la constitution des dossiers de vente Accompagnement des acheteurs potentiels jusqu'à la conclusion de la transaction Création des supports marketing (annonce en ligne, plaquette de vente)

Fonctions : Elaboration des appels d'offres privés et publics Analyse des retours d'offres et adjudications Suivi et contrôle d'exécution des travaux Contrôle technique et financier des chantiers Planning des travaux Métrés contradictoires et facturation finale Réception des travaux, mise en service et gestion des garanties

Fonctions: Assister le gérant dans ses tâches administratives et techniques Présence lors des assemblées générales Rédaction des procès-verbaux et le suivi Traitement des sinistre, des devis et des factures Contact avec les copropriétaires, les fournisseurs et les concierges

Fonctions: Gestion technique : suivi des chantiers et coordination, états des lieux, entretien courant des biens Gestion des sinistres et des assurances Contrôle et vérification des factures et des décomptes, suivi des budgets Contact et gestion des fournisseurs Convocations et tenue des assemblées générales Gestion des factures, suivi des encaissements des charges, présentation des comptes d’exercice et des rapports techniques Contact avec les propriétaires et gestion des demandes

Fonctions : Facturation et gestion des débiteurs Suivi et paiement des factures fournisseurs, Réconciliations bancaires, Gestion des notes de frais, Gestion des dossiers contentieux (poursuites, résiliations, suivi arrangement de paiement, etc…)

Fonctions: Préparation des déclarations fiscales pour les personnes physiques et les personnes morales Revue de déclarations fiscales Traitement de demandes de renseignements du fisc Contrôle des taxations Préparation de réclamation / recours Préparation de simulations de charges fiscales Conseil général en matière fiscale