Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Rattachée au Département de médecine, le Service d-immunologie et d-allergologie participe à la prise en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, des patientes et patients souffrant de maladies immunologiques et allergiques aiguës et chroniques.

Description du poste

Au sein du secrétariat du médecin responsable d-unité, vous gérez de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme l-accueil et le suivi des dossiers des patients et patientes, la gestion du courrier et de la messagerie électronique. Vous assumez l'interface entre les différentes filières en maîtrisant l'ensemble du fonctionnement du service.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous effectuez la rédaction et la mise en page de divers documents, organisez des réunions, gérez l'agenda du médecin cadre ainsi que des médecins de l-Unité ambulatoire d-allergologie. Vous assurez la logistique au besoin, contribuez à la planification et à la saisie des plannings dans l'outil VRH.

Vous gérez les rendez-vous des patientes et patients ainsi que le planning de l-équipe médicale et des responsables de secteurs.

Par ailleurs, vous assurez toute tâche déléguée par votre hiérarchie.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d-un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. 

Vous maitrisez l-anglais (niveau B2), la compréhension de l-allemand est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées. Vous êtes à l-aise et avez le goût des contacts.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d-un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de postes : 1
• Taux d-activité : 85% 
• Classe de fonction : 12 
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 06.01.2025
• Demande de renseignements : Mme C. Kaufmann, secrétaire du Prof. J. Seebach, tél. 022.372.93.72

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.