Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2024 en cliquant

Description du poste

• Vous êtes chargée ou chargé d'assumer le secrétariat de la policlinique. Dans ce contexte, vous gérez de manière autonome la planification des consultations ainsi que des examens ambulatoires (prise des rendez-vous, convocations) et l’organisation des examens complémentaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical
• Vous assurez la réception des appels téléphoniques et l’accueil physique des patients, patientes et/ou de leurs proches
• Vous traitez les demandes de rendez-vous du jour (e-mails / DPI Visa) et mettez en forme les rapports de consultations (brique problème) de courrier type ainsi que leur classement et acheminement
• Vous gérez également les appels téléphoniques et effectuez les travaux administratifs se rapportant à la fonction (numérisation de documents, préparation des programmes et des dossiers journaliers)
• Vous tenez l’agenda des médecins à jour dans GRECO (vacances, congrès, cours, création des vacations)
• Vous réalisez les statistiques du secrétariat de policlinique (1x/mois), organisez les examens FMH 1x tous les deux ans ainsi que le symposium annuel d’insuffisance cardiaque, organisez les colloques de la policlinique (réservation de salle, rédaction des PV, commande de repas)
• Vous êtes à l'aise avec la gestion des DRM
• Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou employée de commerce et/ou un diplôme de secrétaire médical ou médicale ou d'une formation jugée équivalente
• Vous disposez d'une expérience réussie de 2 à 3 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques standards Word, Excel (niveau ECDL) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, OPALE) ainsi que les programmes applicatifs existants
• Vous avez une excellente maitrise de la Brique Problème (BP) ainsi que la connaissance du logiciel Dragon Medical Direct (DMD)
• Vous avez d'une excellente maîtrise de l'orthographe et du français ainsi que de la terminologie médicale
• Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires
• Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées
• Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress et les priorités
• Votre capacité d’adaptation et votre polyvalence vous permettront de soutenir les cadres dans leurs activités administratives
• Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité et avez la capacité à respecter les normes et les procédures

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi