Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Le poste est rattaché au Département de chirurgie. Ce département assure la prise en charge des patientes et patients, à la fois en électif et en urgence. Il représente un centre d'excellence, non seulement helvétique, mais également européen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses spécialités chirurgicales.

Le Service d-urologie des HUG se divise en 2 secteurs : la policlinique au sein de laquelle plus de 6000 consultations ambulatoires ont lieu chaque année, et la clinique dans laquelle 1500 patients et patientes par an bénéficient des soins et d-interventions chirurgicales nécessitant une hospitalisation.

Description du poste

Le Service de chirurgie d'urologie est à la recherche d-un ou d-une secrétaire médicale avec un excellent sens de l'organisation, une grande polyvalence, ainsi qu'une bonne capacité d'apprentissage et d'adaptation, pour intégrer une équipe dont la mission est d-assurer le secrétariat de plusieurs médecins et de coordonner la prise en charge ambulatoire et hospitalière de la patientèle.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patients et patientes se présentant au Service d-urologie et vous gérez les appels téléphoniques.

Vous organisez les consultations en gérant l-agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Vous assurez de manière autonome et rapide la frappe de rapports médicaux relatifs aux consultations. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings de vacances ou encore l-organisation des congrès du corps médical.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d-un secrétariat comme par exemple les commandes, les notes d-honoraires, l-archivage.

Au sein de l-équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires ainsi qu'avec les médecins et le personnel soignant. Vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l-institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce avec une expérience dans le milieu médical, ou un diplôme de secrétariat médical ou tout diplôme jugé équivalent.

Vous disposez d'une expérience réussie dans un poste similaire (minimum une année), au sein d'un secrétariat médical d'urologie, et êtes très à l'aise avec la terminologie, les examens et les analyses liés à ce domaine.

Vous avez une très bonne connaissance des outils informatiques (certification exigée : ECDL advanced sur Word, et standard sur Excel), ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE).

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l-anglais est un réel atout.

Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, flexible, fiable et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d-un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

Horaire de travail du lundi au vendredi

• Entrée en fonction : Dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d-activité : 60% 
• Classe de fonction : 11
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 04.07.2025
• Demande de renseignements : Mme G. Longobardi, cheffe de secrétariat, tél. 079 55 30 224

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s-engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l-Office cantonal de l-emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.