Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Le poste est rattaché au Département de la médecine qui comprend les services de spécialités médicales et la médecine interne générale

Le service de service de dermatologie et vénéréologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patientes et patients atteints de maladies de la peau, des muqueuses et des phanères, y compris les maladies sexuellement transmissibles, en tenant compte des prestations dispensées par les autres services des HUG.

Description du poste

Vous participez à la gestion du secrétariat et vous préparez les dossiers patients. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la frappe de rapports médicaux. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant à l-unité et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme la planification des consultations, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, le règlement des factures, le traitement des demandes de remboursement, l-organisation des différents cours et colloque du service, la gestion des comptes hors exploitation du service, la gestion des honoraires des médecins cadres avec l-industrie, la gestion du site internet, l-élaboration et la tenue des statistiques de l-unité et les droits d-accès des collaborateurs.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d-un secrétariat comme les commandes de matériel, les notes d-honoraires et l-archivage.

Au sein de l-équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et assurez une continuité de service lors des absences.

Votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l-institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale et la détention du diplôme de secrétaire médical ou médicale est un atout.

Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. Une bonne connaissance de l-anglais serait un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel) et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess et Requête Labo) est un réel atout.

Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d-un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

Vous êtes une personne disposée à assurer des horaires de jour, de nuit et de week-end selon les besoins du service.

• Entrée en fonction : 01.10.2025 ou idéalement 01.09.2025 
• Nombre de postes : 1
• Taux d-activité : 60%
• Classe de fonction : 11 (10 si non détenteur/détentrice du certificat ECDL)
• Contrat : CDD jusqu'au 31.12.2026 
• Délai de candidature : 21.07.2025
• Demande de renseignements : Mme. C. Herreras, Cheffe de secrétariat, tél. 022 372 94 22 ou Mme. C. Seilaz, Secrétaire médicale, tél 022 372 96 94

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s-engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l-Office cantonal de l-emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.