Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Le Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent a pour mission d-offrir des soins de qualité et adaptés aux besoins des femmes à chaque étape de leur vie et aux problèmes de santé auxquels sont confrontés les nouveau-nés, les enfants et les adolescents et adolescentes de leur naissance jusqu'à l'âge de 18 ans. Depuis de nombreuses années, le Département de la femme, de l'enfant et de l'adolescent n-a cessé de développer des prestations de pointe et des pôles de compétence dans plusieurs spécialités médicales.

Le Service de gynécologie compte de nombreuses spécialisations dans les domaines chirurgicaux et médicaux. Le service abrite également le Centre du sein où une équipe multidisciplinaire assure un suivi personnalisé aux femmes. Les Unités de périnéologie et de médecine de la reproduction et endocrinologie gynécologique ou encore des consultations autour de l'ovaire ou de l'endométriose font également partie du domaine de la gynécologie.

Description du poste

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patientes se présentant au Centre du sein. Vous gérez aussi les appels téléphoniques que vous recevez.

Vous organisez les consultations en gérant l-agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patientes. Après les consultations, vous assurez de manière autonome et rapide la frappe des rapports.

De plus, vous vous occupez de la programmation de rendez-vous divers, en présentiel ou par téléphone, pour les Services d'oncogynécologie médicale et de sénologie.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction, et notamment le suivi des dossiers patientes, la gestion du courrier et de la messagerie électronique.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d-un secrétariat comme par exemple les commandes, le traitement des demandes de renseignements médicaux.

Au sein de l-équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et médicaux et vous assurez une continuité de service lors des absences. Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l-institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce, d-un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l-anglais est un atout.

La certificat ECDL est indispensable (niveau avancé pour Word, et standard pour Excel) et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).

Grâce à votre bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d'autonomie, de rigueur et de précision dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérez ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d-un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activité : 60% à 80%
• Classe de fonction : 11, selon le niveau ECDL en informatique
• Contrat : CDD de 12 mois, probablement prolongeable
• Délai de candidature : 26.06.2025
• Demande de renseignements: Mme S. Veliu, cheffe de secrétariat, [email protected] 

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s-engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l-Office cantonal de l-emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.