Administration

Secrétaire d'unité au Service de gastro-entérologie

Le service de gastro-entérologie met au concours le poste de secrétaire d'unité à un taux d'activité de 90% pour une entrée au 1er septembre 2025.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le département de médecine constitue un pilier de l’activité du CHUV. Il réunit les compétences de 12 spécialités médicales et de 1600 collaboratrices et collaborateurs. Il est doté d’une solide expertise dans la prise en charge de patient-e-s souffrant d’affections multiples et complexes. Sa mission est de soigner les patient-e-s avec les meilleures compétences médicales, soignantes, médico-techniques et administratives lors de leur séjour. En tant que pôle avec un fort accent sur la formation et la recherche, il place l’innovation et la qualité des soins au centre de ses préoccupations.

Notre Service de gastro-entérologie et d'hépatologie offre des soins spécialisés aux patients atteints de pathologies gastro-intestinales (maladies inflammatoires de l'intestin, cancers du système digestif, hémorragies digestives, maladies du pancréas, etc.) et hépatiques (hépatites aigues et chroniques, cirrhose, cancer du foie et transplantation hépatique).

La Dre Fraga, médecin cadre du service pour laquelle nous cherchons un.e secrétaire contribue très activement aux activités cliniques du service comme à la recherche et à l'enseignement.

Mission

• Vous assurez la gestion administrative complète des consultations du médecin cadre : prise de rendez-vous, préparation de la consultation, frappe et envoi des rapports, suivi des dossiers médicaux et archivage
• Vous êtes la personne de contact pour les patients, aussi bien par téléphone que lors des consultations et assurez la coordination avec l'équipe d'endoscopie
• Vous gérez l'agenda professionnel du médecin cadre aussi bien pour l'activité clinique que pour la recherche, la formation ou les séances liées à sa fonction de cadre
• Vous assistez le médecin cadre dans l'organisation de colloques ou manifestations sur tous les aspects logistiques : invitation d'experts, réservations de salle, prestation de restauration, convocation et planning, suivi financier, etc.
• Vous secondez le médecin cadre dans ses activités de recherche, notamment en assurant le lien avec les étudiants
• Vous êtes en charge de la coordination de l'activité ambulatoire du service et à ce titre assurez le paramétrage de l'outil de gestion des rendez-vous (ultragenda) ainsi que la planification de l'utilisation des salles
• Vous participez aux remplacements des collègues de fonction similaire en période de vacances et assurez diverses tâches administratives pour le Service de gastro-entérologie et d'hépatologie.

Profil

• Vous êtes titulaire d'une formation de secrétaire médical-e ou autre titre équivalent utile à la fonction
• Vous avez une expérience réussie d'environ 5 ans dans une fonction similaire en milieu hospitalier ou médical
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques usuels, une connaissance des outils institutionnels (Soarian, Axya, ultragenda, archimède, relact) serait un atout
• Vous maîtrisez parfaitement le français une autre langue serait un atout
• Vous avez d'excellentes capacités relationnelles, et savez adapter votre communication en fonction du contexte
• Vous faites preuve de rigueur et savez travaillez de manière autonome en prenant des initiatives.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Mme Milica Jovanovic, administratrice, au 021 314 3262

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à E-Mail schreiben, soit par téléphone au 021 314 85 70

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.