Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 180 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l’année 2024 en cliquant

Le poste est rattaché au Département de la médecine qui comprend les services de spécialités médicales et la médecine interne générale

• Le service de pneumologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques non chirurgicaux, les patients adultes souffrant de maladies respiratoires aiguës ou chroniques
• Au sein du secrétariat du service de pneumologie, vous assistez de manière autonome la cheffe de service sur le plan administratif et assurez la gestion et la coordination des activités du service, qu’elles soient cliniques, académiques ou de recherche. Vous assumez l’interface entre les différentes filières professionnelles en maîtrisant l’ensemble du fonctionnement du service et vous garantissez une gestion fluide des relations internes et externes
• Vous assurez le secrétariat de la cheffe de service dans ses tâches administratives. Vous recueillez et traitez l’ensemble des informations administratives nécessaires à la constitution et au suivi des dossiers, en garantissant leur classement, leur archivage et leur mise à jour
• Vous assurez également le suivi des échéanciers administratifs et des projets de service qui vous sont confiés
• Vous organisez l’agenda de la médecin cheffe de service, planifiez les rendez-vous, les consultations, les séances de travail, les séminaires et coordonnez les déplacements ainsi que les différentes activités du service
• Vous gérez la messagerie électronique, le courrier postal et les appels téléphoniques en assurant la hiérarchisation et la transmission des informations
• Vous contribuez à la planification et à la saisie des plannings dans l’outil VRH
• Vous prenez en charge la gestion des dossiers administratifs des patients, de l’ouverture à la mise à jour et au suivi. Vous effectuez la dactylographie des courriers et des rapports médicaux et traitez la facturation des prestations en garantissant la confidentialité des informations traitées. Vous êtes disponible pour assurer toute autre tâche déléguée par votre hiérarchie

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou toute formation jugée équivalente et en possession d’un brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction
• Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical
• Vous avez une parfaite maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, et une capacité avérée de rédaction. La bonne maitrise de l'anglais est indispensable
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word, Excel et Powerpoint et standard sur Web) et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess et Requête Labo) est un réel atout
• Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires
• Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées
• Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress
• Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité
• Classe de fonction : 13 (12 si non détenteur ou détentrice des certificats ECDL)

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi