Administration

Gestionnaire de dossiers - planification de la garde médicale au DP

La direction du Département de psychiatrie met au concours un poste de gestionnaire de dossier à 60%, sur le site de Cery dès le 1er août 2025.

La personne recrutée sera chargée de s'occuper de la planification des médecins via notre logiciel de gestion du temps, Polypoint et d'en assurer le suivi administratif.

Vous avez envie de contribuer à un système de santé d'excellence en évoluant dans un environnement stimulant qui valorise la précision et l'esprit d'équipe ? Alors rejoignez notre équipe !

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Département de psychiatrie est composé de 11 services s'adressant aux trois âges de la vie. Il regroupe les secteurs psychiatriques Centre, Ouest et Nord du canton. Sa mission consiste en la prise en charge globale et multidisciplinaire de l'enfant, de l'adolescent, de l'adulte et de la personne âgée souffrant de troubles psychiques. Les soignants prodiguent au patient des soins aigus mais proposent également des suivis ambulatoires et des suivis dans son lieu de vie habituel.

Les soins prodigués par l’ensemble de nos professionnels visent à fournir le suivi clinique et les soins thérapeutiques les mieux adaptés pour permettre aux personnes ayant perdu leur discernement ou en proie à des difficultés psychiques de redevenir autonomes et acteurs de leur vie dans leur environnement habituel.

Outre notre mission de soins, nous menons des activités de recherche et d’enseignement en lien étroit avec l’environnement hospitalo-universitaire de la place lausannoise.

Mission

Dans cette fonction essentielle au bon fonctionnement des gardes hospitalières et ambulatoires, vous assurez un soutien administratif structuré, rigoureux et polyvalent. Formé-e à votre arrivée, vous serez accompagné-e pour maîtriser l’ensemble de vos responsabilités. Vos missions s'articuleront autour de deux axes principaux :

Vous gérez divers plannings dans le logiciel Polypoint (médecins cadres, chef-fe-s de clinique et médecins assistant-e-s) :

• Assurer les bouclements mensuels et saisir les corrections liées aux activités journalières transmises via les attestations d'heures
• Effectuer et assurer le suivi des décomptes pour le paiement des soldes d'heures supplémentaires, piquets, etc
• Assurer la saisie des vacances et absences des collaborateur-trice-s, arrêt maladie, accident, formation, maternité ou tout autre mouvement
• Gérer les modifications dues aux mouvements du personnel, ajout, suppression d'un-e collaborateur-trice, changement de taux d'activité, affectation, etc
• Assurer l'envoi mensuel des soldes des médecins aux médecins cadre de chaque service/unité.

Vous effectuez le secrétariat de la garde hospitalière et ambulatoire, sous la supervision des médecins cadres siégeant aux commissions de garde du centre, nord et ouest :

• Participer aux séances des commissions avec prise de notes et rédaction de PV
• Gérer les boîtes mails et assurer le suivi des demandes
• Gérer et mettre à jour les documents concernant la garde et les piquets sur intranet
• Apporter un soutien à la responsable de la planification du département de psychiatrie pour les filières adulte et âge avancé
• Créer ou compléter divers documents à des fins statistiques.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’une formation équivalente; un certificat d’assistant-e RH est un atout
• Vous avez idéalement au moins 5 ans d'expérience dans un poste administratif ou de secrétariat avec un bon niveau d’autonomie
• Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral et à l’écrit ; la connaissance d’une langue étrangère constitue un avantage
• Vous avez une pratique avancée dans l’utilisation des outils bureautiques, en particulier excel. Votre connaissance du logiciel Polypoint est une atout majeur.
• Votre capacité à collaborer efficacement au sein d’équipes pluridisciplinaires est une véritable valeur ajoutée
• Vous savez adapter votre communication au contexte et faites preuve d'un esprit d'entraide et de collaboration
• Vous êtes organisé-e, rigoureux-euse, doté-e d’une bonne capacité de synthèse et d’analyse, et savez faire preuve de pragmatisme et de méthode
• Une bonne connaissance des structures de l’état et du fonctionnement d’institutions parapubliques en lien avec la psychiatrie est un plus
• Mobilité requise sur les sites de Prangins (région Ouest) et Yverdon (région Nord.)

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Madame Chantal Glur, responsable des secrétaires du Département de psychiatrie, 021 314 32 17.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à E-Mail schreiben, soit par téléphone au 021 314 85 70

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.