En étroite collaboration avec l’équipe en place, vous assurez un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de l’association. Vos missions incluent notamment :

• Accompagner les familles, partenaires, institutions et équipes d’animation dans leurs démarches (inscriptions, transmission de documents, assistance technique, etc.)
• Gérer les inscriptions aux séjours (vérification des critères, traitement des remarques spécifiques, édition des listes de participant-es, etc.)
• Suivre les sondages et transmettre les informations importantes aux différents secteurs
• Assurer la gestion du standard téléphonique, du courrier (papier et électronique), ainsi que le traitement des retours
• Préparer et suivre la facturation des inscriptions, (création facture, encaissements, relances) via notre logiciel comptable et notre plateforme de paiement en ligne
• Organiser l’achat et la distribution des billets CFF pour les camps
• Préparer et suivre les demandes de subventions communales, cantonales et fédérales
• Gérer les procédures de recouvrement et les requêtes d’aides financières
• Participer à la gestion des fichiers et à la production de statistiques, via notre CRM
• Participer à la mise à jour de la base de données (CRM), produire des statistiques et contribuer à la recherche de fonds (cotisations, relances, documentation)
• Superviser l’économat du bureau

Le secrétariat joue un rôle clé : c’est par lui que passent la plupart des échanges initiaux. Il s’agit donc d’un rôle de représentation et de communication, qui demande de savoir accueillir, renseigner et orienter avec empathie, clarté et professionnalisme, notamment par téléphone et par courriel. La plus grande partie du travail est cependant de nature administrative. Il s'agit donc de combiner aisance relationnelle et solides compétences organisationnelles.

Pour réussir dans cette fonction, il est indispensable de faire preuve d’une organisation irréprochable, d’être rigoureux-se, attentif-ve aux détails et capable de gérer efficacement les priorités. Une bonne résistance au stress est également essentielle, notamment lors des périodes de forte activité.

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