Administration

Chef-fe d'unité desks & secrétariats (CUS) pour le Département d'oncologie

Afin de venir compléter son équipe le Centre coordonné d’oncologie (CCO) et le service de radiothérapie (RTH) du Département d’oncologie UNIL-CHUV (DO), recherche un-e chef-fe d’unité desks & secrétariats (CUS) à un taux d'activité entre 80% et 100%.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Centre coordonné d’oncologie (CCO) du Département d’oncologie UNIL-CHUV (DO) œuvre dans la prise en charge des patients oncologiques et leur permet de rencontrer leur médecin référent pour leur consultation et les traitements ambulatoires, tels que la chimiothérapie ou l’immuno-thérapie. Le CCO est composé d’une équipe de professionnels hautement qualifiés, issus de différentes disciplines et collabore de manière très étroite, tout en faisant preuve d’un engagement exemplaire, d’un dévouement extraordinaire pour la cause du cancer.

Le secteur administratif agit en qualité de partenaire stratégique dans la prise en charge des patients et des activités cliniques et apporte les compétences administratives requises pour le bon fonctionnement de la plateforme. Notre ambition est d’offrir les meilleures prestations administratives possibles, tout en valorisant les efforts de chacun et chacune dans le travail interdisciplinaire. Nous œuvrons avec professionnalisme et respect, loyauté et solidarité, ainsi qu’exemplarité et partage pour le bien-être de nos patients et nos équipes.

Mission

• Vous assurez la gestion opérationnelle des activités administratives de la plateforme du Centre coordonné d’oncologie (CCO) / UTI (Unité des thérapies expérimentales). Vous organisez, planifiez et supervisez au quotidien les activités des desks et des secrétariats de manière à garantir la continuité et le fonctionnement optimal et efficace du service tout en veillant à la sécurité, la qualité et l'efficacité des prestations
• Vous élaborez le planning des collaborateur-trice-s et des équipes en fonction des besoins opérationnels
• Vous encadrez les équipes opérationnelles de la plateforme du CCO / UTI placées sous votre responsabilité (recrutement, supervision, évaluation et animation)
• Vous accompagnez les nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices, vous identifiez les besoins en formation (outils, procédures), êtes le/la référent-e pour la formation continue et participez au développement des compétences des membres du service
• Vous êtes l’interface entre le personnel administratif et les partenaires internes (médecins, soignants, RH, etc.)
• Vous assistez la coordinatrice des desks & secrétariats dans ses missions départementales d'amélioration continue et assurer son remplacement en cas d'absence.

Profil

• Vous êtes au bénéfice d’un CFC d'employé-e de commerce, ou d’une formation équivalente en relation avec la fonction, complété par une formation reconnue en gestion d’équipe, en gestion de projets ou en management
• Vous possédez quelques années d’expérience dans une fonction d’encadrement dans un poste similaire, idéalement en milieu hospitalier ou sanitaire
• Avec un fort sens des responsabilités, vous êtes reconnu-e pour vos capacités à gérer et fédérer une équipe
• Doté-e de très bonnes qualités organisationnelles, vous savez gérer les priorités et êtes capable d’analyser et de synthétiser les informations à votre disposition émanant de divers interlocuteurs
• Vous êtes capable de vous adapter et faites preuve de la flexibilité nécessaire pour le bon fonctionnement d’un service public
• Votre ouverture d’esprit et votre orientation client, vous permettent d’être en mesure d’accueillir et de répondre à un grand nombre de demandes variées
• Extrêmement rigoureux-euse et proactif-ve dans votre travail, vous êtes parfaitement à l’aise avec les solutions et outils informatiques d’une grande structure
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques usuels (Microsoft Office)
• Avec d’excellentes connaissances en français, notamment rédactionnelles, votre entregent vous permet de communiquer clairement. La connaissance d’une langue étrangère représente un atout.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D’un accès facilité à l’un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction: Mme Ana Pedrosa Caldeira, responsable des services administratifs DO, par téléphone au 079 556 59 78.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce.

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure comment postuler en ligne. Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à E-Mail schreiben, soit par téléphone au 021 314 85 70

Dans le cadre du processus de recrutement pour ce poste, en cas d'engagement, il sera nécessaire de nous fournir un extrait du casier judiciaire original. Il vous sera également demandé de présenter vos diplômes originaux ainsi qu’une pièce d’identité.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.